Nouvelle équipe

En sept 2012, la nouvelle équipe parrainages se compose de :

• Peter McLaughlin, responsable des échanges avec les écoles de Casamance
• Aude Verna, responsable des échanges avec les parrains en France principalement
• Sabine Boubel, qui fait le tuilage cette année pour passer la main à Peter et Aude

Schéma pour la gestion des nouveaux parrains et adhérents :

1 – Le parrain ou donateur remplit coupon parrainage (obligatoire, avec ses coordonnées, disponible sur le site page parrainages ou via un membre de l’assoc)
2 – Il fait le chèque (il note au dos la destination : parrainage, don, adhésion) et l’envoie avec la fiche à l’adresse Mairie de Veurey ou le passe à un membre de l’assoc
3 – Le chèque et la fiche sont transférés au trésorier. S’il n’y a pas de fiche (parrain ancien ou donateur) ou si le nom du chèque est différent de la fiche, le trésorier fait une copie du chèque avant de l’encaisser pour en conserver l’adresse, le nom, le montant, la date. Il encaisse le chèque.
4 – Le trésorier renseigne le fichier des adresses (pour les nouveaux parrains ou donateurs) en même temps que le montant et avise le secrétaire et les responsables parrainages d’un nouveau parrain.
5 – Le secrétaire envoie un courrier de remerciement à la personne en lui avisant qu’il recevra un reçu fiscal en fin d’année. Si c’est un adhérent ou parrain, il l’inscrit dans la liste des destinataires des comptes-rendus par mail.
6 – Si c’est nouveau parrain, le responsable parrainage lui affecte une école et le prévient du démarrage réel du parrainage (en sept de l’année suivante en principe).

Peter met au point un fichier collaboratif pour la gestion des adhérents et parrains. L’objectif est de gérer l’association sur un seul fichier qui serve pour les parrainages le secrétariat le trésorier.